La importancia de una buena gestión de interesados
Los interesados (stakeholders) son todas esas personas, grupos u organizaciones que pueden influir en nuestro proyecto o verse influenciados por él.
Hacer una buena identificación de los mismos en fase tempranas de nuestro proyecto es crucial y fundamental para aumentar las probabilidades de éxito del mismo.
Si nos olvidamos de un interesado importante que puede cambiar los requisitos de nuestro proyecto, y éste aparece «por arte de magia» cuando ya prácticamente estamos acabando nuestro proyecto, podría llegar a pedirnos un cambio tan grande que el coste de su implementación sea tan alto (en la gráfica en verde), y nuestra capacidad para llevarlo a cabo sea tan baja (en la gráfica en naranja), que suponga la cancelación de nuestro proyecto y nuestro fracaso como director del mismo.
Hay directores de proyecto que conciben su labor como la gestión de su equipo de trabajo para crear los entragables definidos en base al alcance del proyecto que se le ha encomendado…. pero se equivocan, o se quedan cortos. La magnitud de lo que gestionan es mucho más grande que eso. Deben gestionar (influenciar, comunicar, negociar, llegar a acuerdos, cumplir expectativas, resolver problemas, mitigar miedos, etc.) muchas más personas que rodean su proyecto aún no siendo parte del equipo.
¿Quiénes son los interesados (stakeholders) de nuestro proyecto?
- Nuestro equipo de proyecto
- El cliente y/o usuario final para quien está destinado el outcome de nuestro proyecto
- Los jefes funcionales de la organización con quienes deberemos negociar los recursos humanos de nuestro proyecto
- Los directores de operaciones que heredarán nuestro proyecto para formar parte del día a día de la empresa, una vez concluido
- La oficina de dirección de proyectos que, entre otras cosas, nos marcará cómo debemos gestionar el proyecto para aumentar sus posibilidades de éxito.
- Proveedores de todos aquellos bienes y servicios que hayamos decidido subcontratar.
- Patrocinador del proyecto, que es la máxima autoridad del mismo
- Program manager y portfolio manager que velan por que el resultado de nuestro proyecto encaje con una estrategia empresarial concreta y de unos beneficios a la organización.
- Y otros… (en función del proyecto, empresa y sector)
Cómo esto impactó a la bella durmiente
Y volviendo al título de nuestro post diremos, que si hay alguien que vivió en sus propias carnes una gestión inadecuada de las partes interesadas, fue la Bella Durmiente.
La bella durmiente (en la versión de los hermanos Grimm, aunque hay versiones anteriores sorprendentes) nace de un rey y una reina que tienen dificultades para tener hijos. Tras su nacimiento los reyes celebran una gran fiesta a la que, entre otros, están invitadas 12 hadas que otorgarán dones a la niña. Cuando 11 de ellas ya han bendecido a la niña, irrumpe en la fiesta un hada que no había sido invitada («nuestro interesado olvidado»), ésta malhumorada por no haber sido invitada a la fiesta, impone un hechizo a la niña por el que a la edad de 15 años, se pinchará en el dedo y morirá.
El último hada, que todavía no había otorgado un don a la niña, intervino y minimizó el hechizo, haciendo que en lugar de morir, la princesa caiga en un profundo sueño que durará 100 años… y del que ya todos sabemos cómo acaba despertando.
Si los reyes hubieran hecho una buena identificación de interesados (o lista de invitados en su caso), se habrían ahorrado el gran disgusto de perder a su hija (o ver cancelado su proyecto).
Obviamente, si hablamos de la gestión de proyectos, la cosa no acaba con una buena identificación de los interesados (o lista), sino que tenemos que, en bases a sus intereses en nuestro proyecto y su poder de influencia sobre el mismo, definir unas buenas estrategias para hacer que su participación en el proyecto sea la que necesitamos, en el momento exacto que lo necesitamos, para conseguir hacer avanzar el proyecto en la correcta dirección hacia el cumplimiento de los objetivos (nuestra responsabilidad como directores de proyecto). Una herramienta muy interesante para identificar esas estrategias y asociarlas a cada uno de los interesados identificados, es la Matriz Poder-Interés:
Y de gestionar todas estas relaciones y estrategias con las diferentes personas, grupos u organizaciones que pueden influir o verse influenciado por nuestro proyecto, va la gestión de partes interesadas (o stakeholders) en los proyectos.
Ten muy presente que la gestión de interesados es una de las claves del éxito de cualquier proyecto. Y al mismo tiempo es una de las tareas más complicadas y más veces olvidada en los mismos.
Así que, si has leído hasta aquí, espero que a ti ya no se te olvide jamás…
Si te ha gustado este símil entre La Bella Durmiente y la dirección de proyectos, no te pierdas «Por qué Dora La Exploradora es mejor directora de proyectos que tú ;)»