Desde un punto de vista práctico, el informe de seguimiento de un proyecto debe caber en una única hoja y en un simple golpe de vista debe dar respuesta a cómo van las cosas.
Existen dudas frecuentes acerca de la mejor forma de reportar la marcha de un proyecto ya que siempre hay mucho que contar y poco tiempo para ahondar en los detalles. Siempre pueden hacerse informes extensos de seguimiento de costes, cronograma, etc. pero de cara a ganar agilidad en la revisión de múltiples proyectos dentro de una organización, una versión sencilla del informe de seguimiento es de agradecer.
Simplificar es complicado, por eso, el hecho de ser capaz de sintetizar de esta forma la información y el duro trabajo que está llevando a cabo en el proyecto, es muestra de tener las cosas interiorizadas y entendidas.
¿Qué información debe contener un informe de seguimiento de proyecto?
- Información de identificación el proyecto
- Estado y avances: lo positivo
- Problemas y riesgos: lo negativo
- Seguimiento de cifras clave
- Resumen del estado del proyecto
A continuación mostramos un ejemplo que utiliza la plantilla propuesta e iremos viendo sección a sección. En este enlace puedes ver y descargar la plantilla en formato power point: Informe de Seguimiento de Proyecto – Plantilla
Identificación del proyecto
- Nombre del proyecto
- Project Manager que lo dirige o gestiona
- Cliente para el que se está llevando a cabo el proyecto (puede ser interno o externo a la organización)
- Objetivo del proyecto: en qué cosiste el proyecto resumido en una frase breve.
- Fecha de realización del informe de seguimiento
- Otra información propia de tu organización que ayude a identificar el proyecto: código de proyecto (si se usan), línea de negocio en la que se está llevando a cabo, etc.
Estado y avances. Lo positivo
Qué ha sucedido desde el último informe, avances que se hayan hecho con respecto al plan, cosas que han salido especialmente bien.
Muchas veces, cuando informamos acerca de la marcha de un proyecto, tendemos a centrarnos en informar de todo lo malo que ha pasado y obviamos todo lo que ha ido bien. Es como si lo bueno se diera por hecho y no se hiciera mención de ello. Esto es un error.
Debemos comenzar los informes de nuestros proyectos con buenas noticias, ¡contemos todo lo que ha ido bien! Después, cuando pasemos a hablar de lo que va mal, el que escucha estará con una actitud mucho más positiva si antes ha oído todo lo que va bien.
Problemas y riesgos. Lo negativo
- Qué problemas han surgido o qué nuevos riesgos se han identificado
- Qué acciones se han puesto en marcha para solucionar los problemas o mitigar los riesgos,
- Quién está llevando a cabo dichas acciones.
- Cuándo las va a tener terminadas.
Es importantísimo tener claro que NUNCA debe reportarse un problema/riesgo sin haber ya identificado y puesto en marcha la acción correspondiente.
Pensemos en la tranquilidad del que escucha. Debemos informarle de lo que no va tan bien en el proyecto que él ha autorizado (si es interno en la organización) o contratado (si es un cliente externo), pero siempre debemos mantenerle tranquilo.
Para garantizar el bienestar del que recibe la noticia 😉 y mantener nuestro nivel de profesionalidad alto, siempre reportaremos un problema con su respectiva solución. Te aseguro que serás percibido como mejor profesional si lo haces de esta forma.
Seguimiento de las cifras del proyecto
Como mínimo podrás reportar las siguientes:
- Coste final del proyecto: el planificado comparado con la estimación actual (a fecha del informe) de los costes totales en los que incurriremos en el proyecto. En el ejemplo se ve cómo al comienzo del proyecto estimamos que el proyecto costaría 20.000€, pero con la evolución que llevamos (lo que hemos ya gastado y lo que queda por hacer), la nueva estimación es que terminaremos el proyecto gastando 29.000€.
- Fecha de finalización del proyecto: la fecha planificada al inicio del proyecto comparada con la estimación actual (a fecha del informe) de la fecha de conclusión de todos los trabajos del proyecto.
Además, en este bloque puede hacerse el seguimiento de otras cifras relativas y exclusivas del alcance de tu proyecto. En este caso, en lugar de comparar lo planificado con la nueva estimación de fin, se reporta la consecución de diferentes objetivos. Por ejemplo:
- Si tu proyecto contempla en el alcance la formalización de 20 nuevos contratos de distribución, puedes hacer una comparativa entre el número planificado total y el número de contratos firmados a fecha del informe. Así se va viendo si la evolución es positiva y si nos vamos acercando al objetivo final.
- Si tu proyecto debe cerrar todas las incidencias reportadas por el cliente, puede hacerse un seguimiento de las incidencias todavía abiertas (o pendientes de cierre)
- etc.
Resumen del estado del proyecto
De una forma sencilla y gráfica, como por ejemplo mediante el uso de semáforos, combinados o no con caritas, es importante reportar el estado de los principales parámetros del proyecto:
- Costes. ¿Estamos dentro del presupuesto disponible? En el ejemplo lo vemos en rojo ya que hemos visto en el apartado anterior que a fecha del informe, el coste final se estima que va a ser superior al planificado inicialmente.
- Tiempos/Cronograma. ¿Vamos según los plazos marcados?
- Disponibilidad de Recursos. ¿Tienes los recursos (humanos y materiales) que necesitas para completar los trabajos del proyecto?
- Business Case: recuerda que una de las razones para cancelar un proyecto a lo largo de la vida del mismo es que el business case que lo validó en un primer lugar, ya no sea positivo. Por lo tanto,
Es conveniente reevaluar el Business Case del proyecto de forma periódica y confirmar que los ingresos que producirá el resultado final del proyecto superan los costes en los que vamos a incurrir por llevarlo a cabo.
- Global o General: que resumiría los anteriores. Aquí el criterio puede fijarse dentro de la compañía. Desde mi punto de vista, el global debería tener el color menos optimista reflejado en los parámetros anteriores. Si están todos verdes y uno naranja, el global estará naranja. Si hay uno rojo, el global se pone rojo.
Tener esta información en la esquina superior derecha junto con la información identificativa del proyeccto hace que sea extremadamente fácil y rápido dar un repaso a todos los proyectos de una compañía y detenerse a revisar con mayor detalle aquellos cuyos indicadores estén en rojo o naranja.
Te animo a que comiences a usar este tipo de informes para reportar el estado de tus proyectos, verás cómo las reuniones de revisión serán más cortas y más efectivas.
72 comentarios
Muy interesante… tomo nota de todas las recomendaciones ;D
Me alegro que te guste Carlos 😉
Gracias por el comentario
Excelente artículo. Me agradó sobremanera el tena de la sencillez en los informes llenos de todo el contenido e información de primer orden. Gracias
Hola Eloy, me alegro que te guste y espero que te sea de utilidad. El tema de la sencillez y simplicidad me parece importantísimo. Ser capaz de resumir tanto la marcha de un proyecto sin dejarse nada, es señal de tener claro qué es importante y qué no lo es. Saludos, Sandra
Muy bueno el artículo Sandra. Tendrás plantillas para compartir en formato de registro de datos?. Qué tengas excelente semana!
Hola Isabel. Muchas gracias, me alegro que te haya gustado el artículo. Ahora mismo, la que adjunto es la única versión de plantilla que tengo. Espero que puedas tomarla como base para adaptarla a tus necesidades y programas de gestión concretos. Saludos, Sandra
Sandra gracias por compartir tu información es muy interesante, sencilla y fácil de comprender
Hola Lorena, gracias, me alegro que te guste. Saludos
Felicitaciones Sandra, un muy buen resumen.
Hola Jorge, me alegro que te guste. Saludos.
Excelente nota y referencias dd como llevar y presentar el estado de avance del proyecto.
Gracias Daniel, me alegro que te parezca útil. Saludos.
EXCELENTE SANDRA… esta muy resumido amigable y se utiliza bien en celebro derecho… Felicitaciones si tendrias mas informacion al respecto te lo agradeceria…
Gracias Fernando. Me alegro que te guste. Seguiré compartiendo información en próximos posts, mantente atento 😉 Saludos.
Muchas gracias Sandra por tu valioso aporte.
Hola Camilo, gracias a ti por tu comentario. Me alegra que te resulte de utilidad.Saludos.
Hola Sandra,
Muy interesante lo expuesto y me surge una duda… qué tan importante es agregar el cronograma resumido en la presentación?.
Estoy hablando de una foto del cronograma minimizada en hitos por etapas.
Hola Giancarlo, los hitos más importantes (fecha fin planificada y estimada y qué es lo próximos que va a ocurrir, hitos más próximos) podrían mostrarse claramente en la sección de la plantilla reservada a «Cifras/Datos importantes». Con esos datos das una visión general simplificada de si vamos a llegar a la fecha pactada y qué es lo próximo que va a suceder. Recuerda que este informe es un resumen ejecutivo, en las páginas siguientes del informe siempre podría darse una visión mucho más detallada del cronograma, costes, etc. Saludos y gracias por tu valiosa aportación!
Excelente artículo. Saludos , Farid.
Gracias Farid, me alegro que te haya gustado y espero que te sea de utilidad. Saludos.
Buenas Noches Sandra, me gusto mucho la forma tan sencilla y eficiente como explicas la forma de hacerle seguimiento a un Proyecto.
Mis pregunta es : Que vocabulario tecnico te gustaria a ti que usara alguien cuando se va dirijir o reunir con un Project Manager ?
Y que vocabulario tecnico debe dominar un Project Manager ?
Gracias y Buenas Noches.
Hola Pedro, en términos generales, el vocabulario que utilicemos deberá adaptarse en función del interlocutor que tienes delante. Si él/ella es tan técnico como tú, no habrá un problema en manejar siglas y nomenclatura técnica. Si tenéis diferentes background, el usar mucha terminología técnica, puede causar ruido en la comunicación, impidiendo que la persona que escucha entienda el mensaje. Espero haberte ayudado con mi respuesta. Saludos.
Interesante el contenido del artículo, ojalá puedas compartir mas información sobre comunicación en la gestión de proyectos. Una pregunta, si son varios pequeños proyectos para comunicar a los mismos skateholders, ¿Es conveniente concentrarlo en un informe semejante al que ejemplificas? Saludos.
Hola Isabel, me alegro que te resulte interesante. Con respecto a tu pregunta, este tipo de informes están diseñados para reportar el avance hacia un objetivo fijado (alcance, plazo, coste, negocio, calidad). Si los mini-proyectos que comentas, todos ellos suman un objetivo común, entonces podríamos considerar trabajarlos en un único informe. Si no, lo más recomendable y adecuado sería utilizar informes individuales. Te dejo un enlace a un artículo que he escrito recientemente en el blog de CDP School acerca de la comunicación no-verbal en los proyectos. Es un tema relacionado que puede resultarte de interés: https://www.cursodireccionproyectos.com/2018/02/comunicacion-no-verbal/?affid=2 Seguiré escribiendo y compartiendo acerca de la comunicación en la gestión de proyectos. Gracias por contribuir en el blog a través de tu comentario. Saludos.
Excelente artículo muy didáctico. Gracias por tu aporte
Hola Gustavo, gracias a ti por leerlo y compartir tu opinión. Saludos!
Hola Sandra. Excelente información. Me parece muy práctica la idea.
Saludos
Hola Juan, me alegro que te resulte práctica la plantilla. Gracias por comentar y plasmar tu opinión. Saludos.
Hola, interesante articulo, muchas gracias.
Hola Karina, me alegro que te resulte interesante. Gracias a ti por leerlo y compartir tu opinión. Saludos
Excelente artículo, de gran utilidad la forma tan precisa para presentar estatus de los proyectos.
Hola Iván, muchas gracias. Me alegro que te sea de utilidad. Esa era la intención. Saludos!
¡Felicidades por compartir su conocimiento!!!
Hola Silvio, apuesto por que la comunidad de project managers mejoremos nuestras prácticas compartiendo nuestro saber hacer. Gracias por las felicitaciones. Saludos!
Dispone de la plantilla completa en exel que me pueda facilitar
Hola Luis Diego, no tengo la plantilla en excel, únicamente la que comparto en power point. Creo que trasladarla a excel puede ser relativamente sencillo. Suerte con ello. Saludos.
Hola Sandra:
Muy buena información, el ejemplo de la plantilla es muy útil, concuerdo contigo nuestros Jefes, Gerentes, Directores, Presidente, CEO etc. Tienen poco tiempo, en una sola plantilla ellos pueden tener toda la información resumida y concisa.
Gracias por el Post
Un abrazo desde Bogotá
Hola Juan, me alegro que te haya gustado la plantilla y el post. Gracias por compartir tu opinión. Saludos!
Excelente material gracias por compartirlo.
Me alegro que te sea de utilidad Rocío. Un saludo.
Genial explicado, gracias por compartirlo!
Gracias Pablo. Espero que te sea útil en tu día a día. Saludos.
Hola Sandra,
Fantástico reporte, muchas gracias por compartir!
Más o menos cada cuándo se suele reportar la marcha de un proyecto?
En mi actual empresa, vamos a empezar un gran proyecto digital que voy a gestionar y la idea se revisarlo una vez al mes con el CEO. Quizás debería proponer cada 15 días o es muy justo?
Por otro lado sería fantastico su pudieras escribir un artículo o dar algunos consejitos acerca de la optimización de recursos, es donde estoy encontrando la mayor complejidad. Quizás ya tienes alguno y no lo he encontrado, ahora investigo más. Mil gracias!
Hola Ana, los 15 días que comentas es práctica habitual.Sería una buena práctica si os estáis enfrentando a un nuevo proyecto de gran embergadura. También puedes hacerlo depender de la fase del proyecto, reportando más frecuentemente al principio y distanciando el reporting en las fases finales donde el riesgo es menor.
Tengo pendiente escribir un post acerca de la optimización de recursos. Ahora con tu petición, voy a hacer que suba en mi lista de prioridades. Espero escribirlo en breve. Gracias por leerme. Saludos.
Gracias por compartir tu experiencia! muy buen material.
Saludos
Hola Lili, para mi es un placer compartir mi experiencia y materiales. Espero que te sea útil en tu día a día. Saludos.
Hola Sandra un favor tendras una Plantilla de Ejemplo para Avance de Proyectos
Hola Rodolfo, no te sirve la plantilla que tienes para descargar en el post? Si no es así, qué estás buscando?
Me encantó la propuesta, usé tu plantilla, verdaderamente funcional.
Muchas gracias!!
Me alegro muchísimo Cynthia! Me encanta cuando me decís que habéis usado mi plantillas y os han resultado útiles.
Excelente!! Gracias por compartir
Gracias a ti Teresa por leerme. Espero que te sea de mucha utilidad. Saludos, Sandra
Excelente art. podrías compartir la plantilla si no es mucha molestia
Hola Jose, en el post tienes el enlace de descarga de la plantilla. Si te da algún problema, me dices. Saludos.
Estimada Sandra,
Estoy a punto de empezar a trabajar en un proyecto industrial, estaba buscando la plantilla y encontré la suya, esta perfecta, justo lo que le comente al Gerente en la entrevista de trabajo a efectuar.
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Muchas gracias.
Hola Humberto, me alegro mucho que te haya sido de utilidad. Gracias por compartir tu experiencia positiva con la plantilla. Saludos.
Excelente, breve informe, pero dejará un impacto a la audiencia.
Lo único malo, es que no me deja bajar el archivo… será que me lo compartes.
Hola Freddy, por favor, vuelve a intentarlo, ahora te debería funcionar. Saludos.
no puedo descargar la plantilla
Hola Valentina, por favor inténtalo de nuevo, ahora debería funcionar. Saludos.
Gracias por compartir su experiencia e información, me a servido mucho para enfocarme en los proyectos de mi empresa.
Favor si me puede remitir la plantilla no la pude descargar.
Hola Raúl, me alegro que te sea de utilidad. He revisado los enlaces de descarga y están funcionando correctamente. Por favor, vuelve a intentarlo y me dices. Saludos.
Hola Sandra, me parece muy interesante y claro el reporte.
Como te pudiera contactar ya que yo tengo que presentar mensualmente los estatus de los proyectos de la planta , pero son muchos, me gustaria consultar contigo como puedo hacer una presentación sintetizada ..
De ante mano agradezco tu atención , me ayudraías mucho
Saludos
Hola Antonio, te escribo un email y me comentas. Saludos, Sandra
Hola Sandra.
Excelente herramienta, fue de gran ayuda para elaborar un reporte de un proyecto energético.
Muchas gracias
Saludos
Genial, me alegro que te haya servido José Luis!
HOLA EXCELENTE INFORMACION, muchas gracias
lo unico malo es que no puedo descargar la plantilla
Hola Wendi, por favor vuelve a intentar descargarla. Ahora te debería funcionar. Ya me confirmarás. Gracias por avisar del fallo 😉
Hola Sandra,
Muy interesante, solo que al intentar descargar la planilla, el documento es el de gestión del riesgo y no la de seguimiento. Me la podrías compartir por favor?
Muchas gracias.
Hola Valentina, gracias por avisar, ya he actualizado el enlace y ahora deberías poder descargarlo. Saludos.
Hola buenos días, me gusto mucho en la forma sencilla, y grafica en lo que lo represento, tomare anotaciones y lo usare para mi proceso la verdad soy nueva en este seguimiento de sistema de proyectos pero se me izo muy bueno gracia por comportar ir su expertis en esta área.
Me alegro que te haya sido de utilidad Daniela.