Desde un punto de vista práctico, el informe de seguimiento de un proyecto debe caber en una única hoja y en un simple golpe de vista debe dar respuesta a cómo van las cosas.
Existen dudas frecuentes acerca de la mejor forma de reportar la marcha de un proyecto ya que siempre hay mucho que contar y poco tiempo para ahondar en los detalles. Siempre pueden hacerse informes extensos de seguimiento de costes, cronograma, etc. pero de cara a ganar agilidad en la revisión de múltiples proyectos dentro de una organización, una versión sencilla del informe de seguimiento es de agradecer.
Simplificar es complicado, por eso, el hecho de ser capaz de sintetizar de esta forma la información y el duro trabajo que está llevando a cabo en el proyecto, es muestra de tener las cosas interiorizadas y entendidas.
¿Qué información debe contener un informe de seguimiento de proyecto?
- Información de identificación el proyecto
- Estado y avances: lo positivo
- Problemas y riesgos: lo negativo
- Seguimiento de cifras clave
- Resumen del estado del proyecto
A continuación mostramos un ejemplo que utiliza la plantilla propuesta e iremos viendo sección a sección. En este enlace puedes ver y descargar la plantilla en formato power point: Informe de Seguimiento de Proyecto – Plantilla
Identificación del proyecto
- Nombre del proyecto
- Project Manager que lo dirige o gestiona
- Cliente para el que se está llevando a cabo el proyecto (puede ser interno o externo a la organización)
- Objetivo del proyecto: en qué cosiste el proyecto resumido en una frase breve.
- Fecha de realización del informe de seguimiento
- Otra información propia de tu organización que ayude a identificar el proyecto: código de proyecto (si se usan), línea de negocio en la que se está llevando a cabo, etc.
Estado y avances. Lo positivo
Qué ha sucedido desde el último informe, avances que se hayan hecho con respecto al plan, cosas que han salido especialmente bien.
Muchas veces, cuando informamos acerca de la marcha de un proyecto, tendemos a centrarnos en informar de todo lo malo que ha pasado y obviamos todo lo que ha ido bien. Es como si lo bueno se diera por hecho y no se hiciera mención de ello. Esto es un error.
Debemos comenzar los informes de nuestros proyectos con buenas noticias, ¡contemos todo lo que ha ido bien! Después, cuando pasemos a hablar de lo que va mal, el que escucha estará con una actitud mucho más positiva si antes ha oído todo lo que va bien.
Problemas y riesgos. Lo negativo
- Qué problemas han surgido o qué nuevos riesgos se han identificado
- Qué acciones se han puesto en marcha para solucionar los problemas o mitigar los riesgos,
- Quién está llevando a cabo dichas acciones.
- Cuándo las va a tener terminadas.
Es importantísimo tener claro que NUNCA debe reportarse un problema/riesgo sin haber ya identificado y puesto en marcha la acción correspondiente.
Pensemos en la tranquilidad del que escucha. Debemos informarle de lo que no va tan bien en el proyecto que él ha autorizado (si es interno en la organización) o contratado (si es un cliente externo), pero siempre debemos mantenerle tranquilo.
Para garantizar el bienestar del que recibe la noticia 😉 y mantener nuestro nivel de profesionalidad alto, siempre reportaremos un problema con su respectiva solución. Te aseguro que serás percibido como mejor profesional si lo haces de esta forma.
Seguimiento de las cifras del proyecto
Como mínimo podrás reportar las siguientes:
- Coste final del proyecto: el planificado comparado con la estimación actual (a fecha del informe) de los costes totales en los que incurriremos en el proyecto. En el ejemplo se ve cómo al comienzo del proyecto estimamos que el proyecto costaría 20.000€, pero con la evolución que llevamos (lo que hemos ya gastado y lo que queda por hacer), la nueva estimación es que terminaremos el proyecto gastando 29.000€.
- Fecha de finalización del proyecto: la fecha planificada al inicio del proyecto comparada con la estimación actual (a fecha del informe) de la fecha de conclusión de todos los trabajos del proyecto.
Además, en este bloque puede hacerse el seguimiento de otras cifras relativas y exclusivas del alcance de tu proyecto. En este caso, en lugar de comparar lo planificado con la nueva estimación de fin, se reporta la consecución de diferentes objetivos. Por ejemplo:
- Si tu proyecto contempla en el alcance la formalización de 20 nuevos contratos de distribución, puedes hacer una comparativa entre el número planificado total y el número de contratos firmados a fecha del informe. Así se va viendo si la evolución es positiva y si nos vamos acercando al objetivo final.
- Si tu proyecto debe cerrar todas las incidencias reportadas por el cliente, puede hacerse un seguimiento de las incidencias todavía abiertas (o pendientes de cierre)
- etc.
Resumen del estado del proyecto
De una forma sencilla y gráfica, como por ejemplo mediante el uso de semáforos, combinados o no con caritas, es importante reportar el estado de los principales parámetros del proyecto:
- Costes. ¿Estamos dentro del presupuesto disponible? En el ejemplo lo vemos en rojo ya que hemos visto en el apartado anterior que a fecha del informe, el coste final se estima que va a ser superior al planificado inicialmente.
- Tiempos/Cronograma. ¿Vamos según los plazos marcados?
- Disponibilidad de Recursos. ¿Tienes los recursos (humanos y materiales) que necesitas para completar los trabajos del proyecto?
- Business Case: recuerda que una de las razones para cancelar un proyecto a lo largo de la vida del mismo es que el business case que lo validó en un primer lugar, ya no sea positivo. Por lo tanto,
Es conveniente reevaluar el Business Case del proyecto de forma periódica y confirmar que los ingresos que producirá el resultado final del proyecto superan los costes en los que vamos a incurrir por llevarlo a cabo.
- Global o General: que resumiría los anteriores. Aquí el criterio puede fijarse dentro de la compañía. Desde mi punto de vista, el global debería tener el color menos optimista reflejado en los parámetros anteriores. Si están todos verdes y uno naranja, el global estará naranja. Si hay uno rojo, el global se pone rojo.
Tener esta información en la esquina superior derecha junto con la información identificativa del proyeccto hace que sea extremadamente fácil y rápido dar un repaso a todos los proyectos de una compañía y detenerse a revisar con mayor detalle aquellos cuyos indicadores estén en rojo o naranja.
Te animo a que comiences a usar este tipo de informes para reportar el estado de tus proyectos, verás cómo las reuniones de revisión serán más cortas y más efectivas.