6 consejos para no frustrarse siendo “project manager” en una organización funcional

Índice

Hace poco escribí un tweet que me dio la idea para escribir este post. El tweet decía:

“Insistir en ser “project manager” en una organización funcional es de inconscientes o suicidas…” 

Una organización funcional es aquella que se organiza por áreas de conocimiento: departamento financiero, departamento comercial, departamento de producción, etc, organizados bajo un director general.

En mi opinión y experiencia, lo que caracteriza a las organizaciones funcionales es que los departamentos son completamente estancos y la única forma de entrar a ellos, es por la escotilla superior, a través del jefe del departamento.

Esto, que puede o no, ser un problema en condiciones normales, se vuelve tu peor pesadilla cuando alguien te nombra líder de un proyecto transversal. Palabras mágicas y pesadas como un ladrillo.

Si tú eres ese líder transversal ten en cuenta que:

  • Tienes pocos o ningún recurso a su disposición
  • Quien controla el presupuesto es el jefe funcional (cada uno el de su área)
  • Tienes poca o ninguna autoridad en el proyecto

Por lo tanto, no eres un director de proyecto, eres más bien un gestor de proyecto, un expedidor de proyectos, o como una vez dijo Daniel Echeverría, un “project mindundi”.

Una vez hayas aceptado esto y si tu vocación es la de hacer que las cosas se hagan, la de provocar movimiento, la de vivir por y para el éxito de las nuevas iniciativas que pones en marcha, ¡no desesperes! y, por supuesto, ¡nunca abandones!

Sigue estos 6 consejos y quizá tu vida como líder transversal sea más feliz.

1. Pon tu mayor esfuerzo en la comunicación.

Si un director de proyecto con autoridad, equipo y control presupuestario dedica más de un 80% del tiempo a la comunicación, tú deberás dedicar el “120%”.

2. Trabaja para tener las ideas claras,

bien de lo que hay que hacer o del método que vas a seguir con el equipo para conseguir tenerlas claras. Si tu equipo está perdido, los irás perdiendo uno a uno por el camino. Y recuerda lo que dijo una vez Albert Einstein:

“Si no lo puedes explicar de una manera sencilla, es que no lo entiendes lo suficiente” – Albert Einstein

3. Transmite a los jefes funcionales, todo lo que transmitas al equipo

porque te guste o no, el equipo solo llevará a cabo lo que les has pedido cuando su jefe funcional se lo diga (no cuando se lo digas tú)

4. Influencia, influencia y, si no sabes, aprende a influenciar en los demás.

Es la única herramienta que tienes en esta jungla.

5. Haz de tu jefe tu primer aliado.

Al igual que el resto, tú tienes un jefe funcional. Haz uso de su influencia y autoridad cuando la tuya se quede corta. Esto no significa que vayas dando órdenes por la empresa en nombre de tu jefe (triste, pero más de uno lo hace) sino que al igual que transmites los pasos que hay que dar para alcanzar el objetivo a tu equipo y a sus responsables, mantén también informado a tu jefe y haz que él sea el que influencie a niveles superiores por ti.

6. Da resultados.

Solo podrás funcionar como líder de proyectos transversales a largo plazo dentro de una organización si das resultados visibles de manera continuada.

Si aplicas bien estos consejos, conseguirás algo muy poderoso dentro de una empresa (sea cual sea su tipo de organización), liderazgo.

La gente te seguirá porque serás sinónimo de profesionalidad y resultado. Querrán trabajar contigo, bajo tu dirección, porque de ese modo ellos, como profesionales, consiguen también resultados y logran sus objetivos.

Esto te hará el camino y la vida más fácil, pero no cambiará tu realidad, que es que trabajas en una organización funcional, llena de jefes funcionales deseando ponerse medallas (merecidas o no), y que habrá muchos días en los que sigas queriendo tirar la toalla… pero lo dicho, ¡no te rindas!

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8 respuestas

  1. Bueno, enhorabuena por el blog lo primero. Y la verdad es que entiendo lo que dices a la perfección, porque en otra escala sufro ese mal que padece la transversalidad.

    Es realmente dificil llevar algo a cabo cuando afecta a áreas de distinto corte en la que además cada uno vela por sus intereses y no tienen interés inicial alguno en esa transversalidad.

    Los consejos que dices son para llevar en chuleta y recurrir a ellos cada dos por tres…

    Un saludo,

    Ricardo

  2. Genial Sandra, muy bien resumida la situación. Me consta la veracidad de todos tus comentarios.

    Me atrevo a agregar como importante, que se debe buscar el compromiso de la DIRECCION con el proyecto, ya que sin ella, la posibilidades de fracaso aumentan aún cuando la jefatura funcional esté convencida del proyecto. Por lo tanto es muy importante que la comunicación se haga extensiva hasta los directores.

    Es verdad que no siempre es fácil porque los jefes funcionales FILTRAN la información según su criterio, por eso destaco la importancia de que el propio gerente del proyecto manifieste intención de comunicar avances a los directores, ya sea una simple presentación ó un informe (breve).

    1. Hola Federico. Gracias por tu comentario.
      Tienes toda la razón, el compromiso de la dirección con el proyecto es imprescindible para que éste salga adelante. Sin ese compromiso, el proyecto no debería siquiera haberse iniciado. Un buen sistema de selección, evaluación y priorización de proyectos dentro de la empresa ayuda en este sentido…
      La dificultad viene a veces cuando el tamaño de la empresa es grande y el proyecto en cuestión no lo es tanto. En estos casos puede ser más complicado el tener una vía directa a la dirección, pero estoy totalmente de acuerdo en que una comunicación directa a la dirección procedente del director de proyecto es muy importante.

  3. Un resumen magnífico de la realidad de la mayoría de las empresas. Son los proyectos interdisciplinares, los transversales a toda la empresa, los que cambian el mundo. Muy difíciles, pero como bien dices ¡no hay que rendirse!!! Como decía Doris Leasing, “El talento sobra, lo que escasea es la constancia”

  4. Me ha gustado mucho tu post y saber que hay una bloggera mas en gestión de proyectos! Que difícil es la gestión de proyectos si no hay una cultura de gestión POR proyectos! Saludos y espero nuevos post tuyos!

  5. gracias Sandra por compartir tus experiencias. Concuerdo contigo y sin duda que no hay que rendirse, ya que el que persevera alcanza y esto es todo un proceso de cambio de paradigma en las organizaciones.

  6. Enhorabuena y gracias Sandra. Tu post es fantástico. Has resumido muy bien en esos seis vitales puntos las claves para gestionar proyectos transversales en organizaciones funcionales. La comunicación, tener clara la idea del proyecto para liderar, el papel de los jefes funcionales,… Todos ellos, me ha encantado. He visto reflejada mi experiencia de un modo tan claro y conciso que no quería dejar de darte la enhorabuena. Muchas gracias.

    1. Muchas gracias Mila, me alegro que te haya gustado y que te hayas sentido identificada. Creo que somos muchos los que hemos sufrido del mal del “project manager transversal”…

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