Las 5 claves para gestionar tus proyectos con la metodología KANBAN

Los orígenes del sistema KANBAN

El sistema KANBAN  es una metodología ágil de gestión de proyectos que tiene su origen en los procesos de producción JIT ideados por Toyota en los que usaban tarjetas o etiquetas («kanban» en japonés) para identificar necesidades de material en la cadena de producción.

Como metodología ágil de gestión de proyectos tiene las ventajas de que es muy fácil de usar, fácil de actualizar, fácilmente asimilable por el equipo, muy visual (casi parece un juego), permite ver el estado de todos los proyectos en un golpe de vista y, lo que yo considero más importante, ayuda a decidir en qué trabajar cada día/semana.

«Stop starting, start finishing», deja de empezar cosas/tareas/proyectos nuevos y termina lo que está en marcha.

Este es el lema de la metodología kanban

Las 5 pautas más importantes para comenzar a usar la metodología

Si vas a trabajar con esta metodología es importante :

1. Definir el flujo de trabajo de tus proyectos, siendo el más simple «To Do – Doing – Done»
2. Visualizar el trabajo pendiente («To do»), en marcha («Doing») y finalizado («Done») en un golpe de vista utilizando un tablero Kanban. Utiliza post-its de diferentes formas y colores para definir las tareas, persona que ha de realizar el trabajo, así como hitos importantes y mensajes para el equipo (como «Urge terminar», «Importante», etc.)
3. Limitar el trabajo en marcha. El lema de la metodología kanban es algo que debemos grabarnos a fuego para optimizar nuestra productividad: «Stop starting, start finishing», deja de empezar cosas/tareas/proyectos nuevos y termina lo que está en marcha.
4. Medir para optimizar tu flujo de trabajo y tu productividad
5. Revisar el trabajo periódicamente alrededor del tablero kanban con el equipo

En mi empresa gestionamos nuestros proyectos utilizando esta metodología y tenemos varios tableros Kanban montados en la oficina. Al estar todo el equipo en la misma sala, hemos optado por usar tableros físicos con los que poder interactuar y jugar en todo momento. También existen buenas herramientas para trabajar con Kanban si preferís el mundo online.